Charte de confidentialité – la protection de vos données personnelles

BG Info Services Sàrl, société d’informatique et de conseils vous accompagne dans vos projets informatiques de la conception de votre parc informatique à sa réalisation et à son suivi grâce aux maintenances et support.

Nous souhaitons que nos clients, nos partenaires et nos sous-traitants nous accordent leur confiance parce que nous offrons des solutions pertinentes, personnalisées et engagées y compris en matière de protection des données personnelles.

INFORMATION

La présente charte de confidentialité relative à la protection de vos données personnelles (ci-après La Charte) vous présente sous forme de questions réponses les engagements de BG Info Services Sàrl en matière de protection de vos données personnelles.

Elle vous informe sur les mesures techniques et organisationnelles mises en place dans le traitement de vos données personnelles sur l’ensemble de nos obligations mais aussi sur l’exercice de vos droits. Elle complète l’ensemble de nos conditions générales de ventes et/ou d’utilisation des services.

REGLEMENTATIONS APPLICABLES

Les traitements de données par BG Info Services Sàrl sont soumis aux législations applicables en matière de protection des données en vigueur en Suisse, notamment la Loi Fédérale sur la protection des données du 25 septembre 2020, mise en vigueur au 01 septembre 2023, qui régit le traitement de données personnelles de toute personne physique domiciliée en Suisse.

La Loi fédérale sur la protection des données garanti que le traitement de données personnelles est réalisé conformément aux droits et libertés fondamentaux des individus, ainsi qu’à leur dignité, avec une insistance particulière sur la confidentialité, l’identité, et le droit à la protection des données personnelles.

Aux vues de ce qui précède nous sommes tenus à l’heure actuelle de distinguer dans la mise en œuvre de notre charte de confidentialité relative à la protection de vos données personnelles trois niveaux de règlementations :

Les réglementations suisses

Fédérale : LPD et les dispositions correspondantes notamment dans l’ordonnance d’application de la loi sur la protection des données (OPDo) qui détaille certaines dispositions de la LPD.

Cantonale à laquelle BG Info Services est soumis notamment pour la gestion des comptes de clients soumis aux lois cantonales.

La réglementation de l’Union Européenne

Il s’agit du RGPD, Règlement Général sur la Protection des données, et des lois nationales applicables dans le pays où se situe nos clients.

Ainsi, BG Info Services Sàrl s’engage à : 

    • n’utiliser les données que pour des finalités indiquées;
    • ne collecter que les données qui lui sont nécessaires pour ces finalités ;
    • ne pas conserver les données plus longtemps que nécessaire pour ces finalités;
    • ne communiquer les données qu’à des organismes ou des personnes habilités qui en ont besoin dans le cadre des activités de BG Info Services Sàrl;
    • informer ses clients de manière claire et transparente sur l’utilisation que BG Info Services Sàrl fait des données et sur les droits des clients
QUELQUES DEFINITIONS

Afin d’améliorer la compréhension de la présente Charte, nous clarifions les termes suivants :

Données personnelles : toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable.

Données sensibles : toutes les informations concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, la santé ou la vie sexuelle, mais aussi les données biométriques et génétiques

Personne concernée : la personne physique dont les données personnelles font l’objet d’un traitement.

Traitement : toute opération relative à des données personnelles, quels que soient les moyens et procédés utilisés, notamment la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’utilisation, la modification, la communication, l’archivage, l’effacement ou la destruction de données.

Responsable du traitement : le terme responsable du traitement désigne la personne physique ou morale qui (seule ou conjointement avec d’autres personnes) détermine les finalités et la manière dont les informations personnelles sont traitées ou doivent être traitées.

Sous-traitant : le sous-traitant désigne toute personne physique ou morale qui traite les données pour le compte du responsable du traitement.

Profilage : toute forme de traitement automatisé de données personnelles consistant à utiliser ces données pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant le rendement au travail, la situation économique, la santé, les préférences personnelles, les intérêts, la fiabilité, le comportement, la localisation ou les déplacements de cette personne physique.

QUELLES SONT LES DONNEES QUE NOUS COLLECTONS ?

Les données que nous collectons peuvent être regroupées en 3 catégories :

DANS LE CADRE DE NOTRE ACTIVITE INFORMATIQUE DE GESTION SYSTEME, RESEAU ET SECURITE

Nous sommes amenés à collecter les éléments d’identification d’identité (prénom, nom, adresse postale, no de téléphone, adresse électronique).

DANS LE CADRE DE NOS ACTIVITES COMMERCIALE

Nous recueillons les données d’identification suivante : les coordonnées (prénom, nom, adresse postale, no de téléphone, adresse électronique, numéro de téléphone). Ces données sont nécessaires notamment pour vous permettre d’accéder à nos offres informatiques et de conseils, mais aussi à l’ensemble de nos services.

DANS LE CADRE DE VOTRE NAVIGATOIN SUR NOTRE SITE INTERNET

Votre terminal de connexion dialogue avec l’un de nos serveurs qui lui fournit toutes les ressources demandées en enregistrant automatiquement chaque opération dans un fichier spécifique (cookies ou fichier témoins) où votre terminal de connexion est identifié par son adresse IP. Votre navigateur transmet à nos serveurs automatiquement certaines données standards tel que notamment votre adresse IP ou système d’exploitation.

LES COOKIES

BG Info Services Sàrl utilise des cookies sur son site Web pour permettre la collecte de certaines informations à partir du navigateur du client. Les cookies sont largement utilisés sur Internet.

Les cookies sont de petits fichiers texte qui sont placés sur l’ordinateur du client par les sites web visités. Ils sont utilisés pour faire fonctionner les sites web, ou les faire fonctionner plus efficacement, ainsi que pour fournir des informations aux propriétaires du site.

BG Info Services Sàrl peut recueillir des informations sur l’ordinateur du client, y compris, le cas échéant, son adresse IP, son système d’exploitation et son type de navigateur pour l’administration du système. Il s’agit de données statistiques sur les actions et les modèles de navigation de BG Info Services Sàrl et cela ne permet pas d’identifier un individu.

Les cookies aident BG Info Services Sàrl à fournir un meilleur service par personnalisation. Ils aident également BG Info Services Sàrl à s’assurer que le client a lu toute information légale pertinente et à analyser la façon dont le site Web de BG Info Services Sàrl est utilisé.

A QUELLE OCCASION COLLECTONS-NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES ?

Vos données sont collectées soit :

    • Pour conclure des relations contractuelles et exécuter celles-ci conformément aux dispositions prévues dans les contrats ;
    • Pour communiquer avec nos clients par tout moyen de communication approprié, afin de répondre aux questions concernant nos prestations, offrir nos services et notre aide, gérer les réclamations et ligies ;
    • Pour faire parvenir des communications à caractère informatif newsletter) à nos clients. Certains traitements à des fins marketing (courrier postal, lettre de vœux ou de remerciements) impliquent une communication de vos données à des partenaires contractuels (par ex l’imprimerie du Journal de Ste-Croix et Environs); vous pouvez en temps tout vous y opposer ;
    • Pour améliorer nos services et nos activités commerciales par le biais d’études de marché et d’enquêtes de satisfaction ;
    • Pour réaliser des statistiques internes;
    • Pour vérifier que nos activités sont conformes à la législation applicable ainsi qu’à notre réglementation interne ;
    • Pour analyser des risques, détecter des abus, mettre en place des mesures de sécurité et contrôler que ces mesures sont efficaces ;
    • Pour répondre à vos questions et demandes relatives à la protection des données, en particulier lorsque vous souhaitez exercer l’un de vos droits prévus par la législation ;
    • Pour établir la liste des clients et pouvoir leur envoyer des factures

QUELLES SONT LES MESURES DE SECURISATION QUE BG INFO SERVICES A MISES EN PLACE ?

NOS ENGAGEMENTS DE SÉCURITÉ ET DE CONFIDENTIALITÉ

Respecter votre droit à la protection, à la sécurité et à la confidentialité de vos données est notre priorité.

BG Info Services Sàrl s’engage à mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées au degré de sensibilité des données personnelles pour les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés.

Lors de l’élaboration, de la conception, de la sélection et de l’utilisation de nos services qui reposent sur le traitement de données personnelles, BG Info Services Sàrl prend en compte le droit à la protection des données personnelles dès leur conception et/ou par défaut afin de vous garantir contre toute atteinte à votre personnalité.

A ce titre, par exemple nous procédons à la pseudonymisation ou à l’anonymisation, selon les cas, des données personnelles dès que cela est possible ou nécessaire.

Toutes les données personnelles étant confidentielles, leur accès est limité aux collaborateurs de BG Info Services Sàrl ou prestataires agissant pour le compte de BG Info Services Sàrl, qui en ont besoin dans le cadre de l’exécution de leurs missions.

Toutes les personnes ayant accès à vos données sont liées par un devoir de confidentialité et s’exposent à des mesures disciplinaires et/ou autres sanctions si elles ne respectent pas ces obligations.

Les opérations avec un tiers destinataires font l’objet d’un contrat afin de vous assurer de la protection de vos données personnelles et du respect de vos droits.

Au sein de BG Info Services Sàrl nous nous engageons totalement pour protéger les données personnelles que vous nous confiez. Dans ce souci permanent de sécurité et de protection, nous vous encourageons à faire preuve de prudence pour empêcher tout accès non autorisé à vos données personnelles et à protéger vos terminaux (ordinateur, smartphone, tablette) contre tout accès non souhaité, voire malveillant, par un mot de passe robuste, qu’il est recommandé de changer régulièrement ou double authentification. Si vous partagez un terminal, nous vous recommandons de vous déconnecter après chaque utilisation.

NOTRE DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Nous avons désigné un délégué à la protection des données personnelles (DPO) que vous pouvez contacter à l’adresse électronique suivante: dpo@bginfo.ch.

BG Info Services Sàrl, Rue du Midi 18, 1450 Sainte-Croix, Suisse est le responsable du traitement pour les données personnelles concernées par cette charte.

AVEC QUI PARTAGEONS NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES?

Les données que nous collectons peuvent être partagées selon les modalités décrites ci-après :

BG Info Services Sàrl peut divulguer les données à ses employés, sous-traitants, consultants et fournisseurs uniquement afin de remplir ses missions et de fournir ses services et pour autant que les conditions légales sont remplies

Pour protéger la vie privée et la sécurité de ses clients, BG Info Services Sàrl peut prendre des mesures raisonnables pour vérifier leur identité avant d’accorder l’accès ou d’effectuer des corrections.

PARTAGE AVEC DES FOURNISSEURS DE SERVICES

Nous collaborons avec des fournisseurs de produits ou de services qui nous aident dans la gestion ou le support de certains aspects de nos services.

Ces fournisseurs de produits ou de services peuvent être localisés en Suisse, dans l’UE ou hors de l’UE et peuvent être chargés de livraison de produits, de personnalisation de contenu, de services informatiques, de fournisseurs de services de messagerie, d’hébergement de données. Ils sont tenus par contrat de respecter la confidentialité des données personnelles reçues que nous leur transmettons et ne peuvent en aucun cas les utiliser dans un but autre que l’exécution des missions définies en conformité avec les demandes de BG Info Services Sàrl.

Vos données ne seront transmises qu’à des tiers situés en Suisse ou dans un pays tiers assurant le même niveau de protection auquel nous sommes soumis.

OU SONT STOCKEES VOS DONNEES PERSONNELLES?

Les données sont stockées par BG Info Services Sàrl qui les collecte, dans le respect de la législation Suisse et de la réglementation Européenne. Ces données sont stockées autant que possible dans les infrastructures de BG Info Services Sàrl ; le cloud n’étant pas la solution privilégiée.

Nous pouvons être amenés à partager avec d’autres sociétés des données personnelles nécessaires à la mise en œuvre des services que vous avez contractés ou souscrit.

Les opérations avec un tiers destinataires de vos données font l’objet d’un contrat afin de vous assurer de la protection de vos données et du respect de vos droits.

Certaines de vos données peuvent être stockées sur support papier dans des endroits sécurisés situés au siège de BG Info Services Sàrl.

Les informations que nous collectons sont conservées dans des environnements sécurisés non accessibles au public.

COMBIEN DE TEMPS BG INFO SERVICES SARL CONSERVE LES DONNEES ?

Nous conservons les données à caractère personnel aussi longtemps qu’elles sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou pour une durée que nous sommes tenus de respecter en vertu des lois, réglementations ou accords contractuels en vigueur, et aussi longtemps que nous avons un intérêt prépondérant à les conserver.

Les données sont ensuite supprimées ou rendues anonymes.

Les obligations de conservation qui nous obligent à conserver des données découlent des règles de comptabilité et de la législation en vigueur. Conformément à ces prescriptions, les communications commerciales, les contrats conclus et les pièces comptables doivent être conservés jusqu’à 10 ans.

QUELS SONT VOS DROITS SUR VOS DONNÉES ET QUELLES SONT NOS OBLIGATIONS?

Au titre des règlementations en vigueur auxquelles nous sommes soumis vous restez maître de vos données personnelles et restez libre d’en disposer et d’en contrôler à tout moment leur traitement. Ces droits concernent vos propres données personnelles mais aussi celles des personnes dont vous êtes l’ayant cause.

EN TANT QUE CITOYEN OU RÉSIDENT SUISSE OU SI VOUS AVEZ VOTRE DOMICILE EN SUISSE VOUS BENEFICIEZ DES DROITS SUIVANTS :
    • Droit d’accès – le client a, à tout moment et sans donner de raisons, le droit de demander à BG Info Services Sàrl une copie de ses données.
    • Droit à l’information – le client a le droit d’être informé de la façon dont ses données sont utilisées. La présente politique, ainsi que toute information supplémentaire est destinée à fournir ces informations.
    • Droit de retirer le consentement : lorsque les données sont traitées sur la base du consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment.
    • Droit de rectification – le client a le droit de demander à BG Info Services Sàrl de rectifier les données inexactes et de compléter des données incomplètes. 
    • Droit à la limitation du traitement – le client peut demander de limiter le traitement des données, si la loi le permet ; 
    • Droit à l’effacement /suppression – le client a le droit de demander à BG Info Services Sàrl d’effacer ou de supprimer les données, à moins qu’une base juridique ou l’intérêt légitime de BG Info Services Sàrl l’oblige ou l’autorise à conserver les données.
    • Droit d’opposition au traitement – le client a, à tout moment, le droit de s’opposer au traitement de ses données. 
    • Droit à la remise ou à la transmission des données – le client a le droit de demander la remise ou la transmission des données sur un format portable lorsque le traitement des données se fait de manière automatisée, sur la base d’un consentement ou d’un contrat 
    • Droit de déposer plainte : si le client n’est pas satisfait de la manière dont les données sont traitées, il peut s’adresser aux tribunaux ou à l’autorité de protection des données fédérale.

COMMENT POUVEZ-VOUS EXERCER VOS DROITS?

Afin d’exercer vos droits vous devrez justifier de votre identité en nous transmettant une copie d’une pièce d’identité valable et en cours de validité (passeport, carte d’identité, permis de conduire). Veuillez noter que si vous exercez vos droits listés ci-dessus, nous utiliserons vos données d’identification à la seule fin de vous identifier et de nous assurer de votre qualité pour agir et de protéger l’accès à vos données par un tiers non autorisé.

Vous pouvez exercer ces droits à l’adresse suivante :

BG Info Services Sàrl, Rue du Midi 18, 1450 Sainte-Croix, Suisse

Votre contact au sein de notre entreprise est notre Conseiller à la protection des données personnelles ou Data Protection Officer. Vous pouvez le contacter via dpo@bginfo.ch.

MODIFICATION DE LA PRESENTE POLITIQUE

La présente charte pourra être modifiée par BG Info Services Sàrl à tout moment dans le but de suivre l’évolution des lois en vigueur. Nous remplacerons ce document publié sur notre site web, afin de vous laisser libre accès à la dernière version de la Charte.

Dernière mise à jour et révision: Mars 2024